Orders die de ene week verdubbelen en de volgende week halveren. Te weinig mensen om ze te picken. Kosten die blijven stijgen. Als je een magazijn runt, ken je dat rijtje. Dit artikel gaat over wat een cloud WMS daaraan kan veranderen, en wat niet.
Het is geschreven voor mkb-bedrijven met een eigen magazijn die nog werken met papier, een spreadsheet of een oud systeem op een eigen server. Heb je al een goed werkend WMS en gaat het je alleen om hosting, lees dan cloud WMS versus on-premise.
Eerst: wat is een cloud WMS?
Software die je magazijn aanstuurt, maar die niet op een server in je eigen pand draait. Hij draait online bij de leverancier. Je werkt via een browser of een handscanner, en de leverancier zorgt voor servers, updates en back-ups. Neem je het af als abonnement, dan heet dat ook wel SaaS WMS.
Het voordeel zit niet in de techniek zelf. Het zit erin dat je snel kunt opschalen als het druk wordt, zonder eerst een server te kopen.
Vijf problemen en wat een cloud WMS ermee doet
De vraag schommelt en komt uit veel kanalen. Orders uit je webshop, bol.com en vaste klanten komen samen op één plek. De voorraad loopt gelijk over alle kanalen, en pickopdrachten worden automatisch klaargezet.
Te weinig mensen. De handscanner leidt een medewerker stap voor stap door zijn werk: naar welke locatie, welk artikel, hoeveel. Een nieuwe kracht hoeft dus niet eerst het hele magazijn uit zijn hoofd te leren. Dat telt vooral in november en december, als je tussen Black Friday en Sinterklaas met uitzendkrachten werkt die je pas die week voor het eerst ziet. Bij BizBloqs werkt dat op Android en iOS, ook op eigen toestellen.
Stijgende kosten. Omdat elke handeling wordt vastgelegd, zie je wat een order, een artikel of een kanaal je echt kost. Zo vind je het kanaal dat omzet draait maar geen marge.
Retouren. Een retour wordt bij binnenkomst gescand en beoordeeld: terug de voorraad in, eerst opknappen, of afschrijven. Zo blijft je voorraad kloppen. Zie ook retourverwerking.
Geen zicht op wat er nu gebeurt. Na elke scan is de voorraad bijgewerkt. Je ziet per stuk waar het ligt. Een teamleider ziet op één scherm wat er nog binnen moet komen en welke orders vóór de cut-off tijd van de vervoerder weg moeten.
Sneller picken en verzenden
Niet elke order vraagt om dezelfde manier van picken. BizBloqs ondersteunt ze allemaal en zet het werk zo klaar dat een picker minder loopt:
- Haal je artikelen voor meerdere orders in één ronde, dan heet dat batchpicken.
- Neem je een kar mee met een vak per order en verzamel je zo een handvol kleine webshoporders in één rondgang, dan heet dat clusterpicking.
- Zet je een grote groep orders in één keer klaar, bijvoorbeeld alles voor dezelfde ophaling van de vervoerder, dan heet dat golfpicking (wave picking).
- Werkt elke picker in zijn eigen deel van het magazijn, zodat meerdere mensen tegelijk aan dezelfde stroom werken, dan heet dat zonepicking.
De scanner bevestigt elke handeling, zodat een verkeerd artikel bij het picken al opvalt en niet pas bij de klant.
Ook de plek van een artikel doet ertoe. Snellopers vooraan, langzame artikelen verder weg. BizBloqs kijkt hoe vaak elk artikel wordt gepickt en laat zien welke artikelen dichter bij de inpaktafel horen en welke hoger of verder weg kunnen. Artikelen die vaak samen worden besteld, leg je bij elkaar, zodat de looproute korter wordt. Dat heet slottinganalyse. Een eenvoudige ABC-analyse is vaak al genoeg om de looproutes merkbaar korter te maken.
Opschalen zonder serverruimte
Omdat er geen eigen server nodig is, voeg je een tweede magazijn of een fulfilmentpartner toe zonder IT-project. Je richt de nieuwe locatie in op dezelfde manier als de eerste.
En je koppelt wat je al hebt. BizBloqs koppelt onder meer met Shopify, WooCommerce en Magento, met Exact, AFAS, SAP Business One en Business Central, en via Sendcloud of nShift met vervoerders als PostNL, DHL en DPD. Zie alle integraties.
Zo loopt een invoering van twaalf weken
Veeg zijwaarts om de hele afbeelding te zien.
- Week 1 en 2: inventariseren, gegevens opschonen, processen in kaart brengen
- Week 3 en 4: inrichten en koppelingen opzetten
- Week 5 en 6: testen met gebruikers en trainen
- Week 7 en 8: proefdraaien in één zone
- Week 9 en 10: volledig live
- Week 11 en 12: stabiliseren en bijstellen
Wil je het uitgebreid lezen, met wat je zelf moet regelen, kijk dan bij WMS implementatie.
Wat je meet
Leg vóór de start vast hoe je ervoor staat, en meet daarna dezelfde dingen opnieuw:
- hoe goed je voorraad klopt met wat er ligt
- hoeveel regels een picker per uur doet
- hoe lang een order onderweg is, van binnenkomst tot verzending
- hoe lang het duurt voordat ontvangen goederen op hun plek liggen
- hoeveel zendingen fout gaan
- hoe goed je de ruimte benut
Welke cijfers er nog meer toe doen, lees je in 14 magazijncijfers. Zonder nulmeting kun je later niet laten zien wat het heeft opgeleverd, aan jezelf niet en aan je compagnon niet.
Mensen meekrijgen
Het systeem werkt pas als de mensen op de vloer het gebruiken. Geef iedereen een scherm dat past bij zijn taak, houd de schermen eenvoudig, en leg een kort spiekbriefje bij de werkplek. Laat teamleiders live meekijken en vier het als het beter gaat. BizBloqs raadt aan om in de eerste twee weken na de start een ondersteuningsteam op de vloer te hebben, zodat vragen direct worden opgelost.
Waar je op let bij beveiliging
Vraag naar hosting met een erkende certificering, versleutelde verbindingen, rechten per rol en een logboek van wie wat heeft gewijzigd. Werk je met voeding, cosmetica of medische producten, controleer dan of batchnummers, serienummers en houdbaarheidsdatums standaard worden bijgehouden.
Vijf dingen die snel iets opleveren
- Ontvangst met de scanner, in plaats van op papier afvinken.
- Kleine webshoporders samen in één rondgang picken, met een vak per order op de kar: clusterpicking.
- Alleen tellen waar het systeem een afwijking ziet, in plaats van alles tegelijk. Dat heet cyclisch tellen.
- Een weegschaal aan de inpaktafel. BizBloqs weegt de doos bij het inpakken en vergelijkt het gewicht met wat erin hoort te zitten, zodat een fout opvalt voordat de zending weg is. Dat heet een weegschaalkoppeling.
- Een eenvoudige ABC-indeling van je locaties.
Tot slot
Een cloud WMS maakt je magazijn niet vanzelf beter. Het geeft je wel de middelen om snel te reageren op een nieuw kanaal, een nieuwe partner of een ander volume. Zicht, automatisering en de ruimte om op te schalen: daarmee werk je vooruit in plaats van achter de feiten aan.
Twee vragen over je eigen magazijn
Hoe lang duurt het nu voordat een nieuwe medewerker zelfstandig pickt, en wat moet hij daarvoor uit zijn hoofd kennen?
Weet je op dit moment, zonder te lopen, hoeveel orders er vóór de laatste ophaling van je vervoerder nog weg moeten?
Wil je een indicatie van de terugverdientijd voor jouw magazijn? Vul je cijfers in de ROI-calculator in. De uitkomst is een indicatie, geen gegarandeerde besparing.
