Vraag tien bedrijven wat digitalisering betekent en je krijgt tien antwoorden. Voor de een is het afscheid nemen van papier. Voor de ander is het de webshop koppelen aan het voorraadsysteem. Allebei kloppen ze, maar allebei beginnen ze aan de verkeerde kant. Digitalisering in de logistiek begint niet bij software. Het begint bij overzicht: weten waar het werk nu vastloopt.
Dit artikel is voor eigenaren en operationeel managers in het mkb die weten dat het anders moet, maar opzien tegen een groot project. Heb je je processen al strak gedigitaliseerd en zoek je alleen een nieuw systeem, lees dan liever iets over WMS voor het mkb.
Waarom bedrijven het uitstellen
Het lijkt ingewikkeld en duur. Er is altijd een drukkere maand, een belangrijkere klant, een reden om het na de zomer te doen. Maar elke dag dat het werk met de hand gaat, kost iets: tijd die opgaat aan overtypen, fouten die je pas later ziet, uren die je betaalt voor zoeken in plaats van werken, en kansen die je laat liggen omdat je het niet bij kunt benen. Hoe dat optelt, lees je in kosten van handmatige processen.
En in het mkb zit dat werk vaak bij één persoon. De collega die alle orders overzet en precies weet welke klant welke uitzondering heeft. Als die op vakantie gaat, merkt iedereen het.
Drie voorbeelden van hoe het anders kan
Een webshoporder. Nu: iemand opent de mail, typt de order over in het ERP, print een pakbon en zet de track-and-trace later met de hand terug. Gedigitaliseerd: de order komt vanzelf binnen, de voorraad gaat direct omlaag, de pickopdracht staat klaar, en de klant krijgt automatisch zijn track-and-trace van PostNL of DHL.
Een levering ontvangen. Nu: de chauffeur zet de pallets neer, iemand telt, vinkt af op papier en werkt de spreadsheet aan het eind van de dag bij. Of morgen. Gedigitaliseerd: bij de goederenontvangst wordt elk artikel gescand. Aantallen en artikelnummers worden direct gecontroleerd tegen de inkooporder, en een verschil valt meteen op.
Een retour verwerken. Nu: de doos staat in een hoek, iemand zoekt de order erbij, mailt de klantenservice, en de terugbetaling volgt als iemand eraan denkt. Gedigitaliseerd: de retour wordt gescand, hoort bij de juiste order, gaat terug de voorraad in of wordt afgekeurd, en de terugbetaling volgt vanzelf. Meer daarover lees je bij retouren verwerken.
In alle drie gevallen is het verschil niet de software. Het verschil is dat iemand eerst heeft opgeschreven hoe het nu loopt.
Veeg zijwaarts om de hele afbeelding te zien.
In stappen, niet in één keer
Je hoeft niet alles tegelijk om te gooien. Integendeel: wie dat probeert, legt zijn bedrijf maanden stil. Werk in vier stappen, en laat elke stap eerst iets opleveren voordat je aan de volgende begint.
- Automatiseer de orderstroom. Orders uit je webshop, bol.com en vaste klanten komen op één plek binnen, zonder overtypen. Een order management systeem doet dat.
- Koppel de voorraad. Eén voorraadstand voor alle kanalen, die direct bijwerkt.
- Scan in het magazijn. Ontvangen, opslaan, picken en verzenden met een scanner, zodat fouten bij de bron opvallen.
- Digitaliseer de leveranciers. Inkooporders en leverberichten gaan rechtstreeks heen en weer, in plaats van via mail en pdf. Bij grotere partijen gebeurt dat met EDI: een vaste berichtenstandaard tussen systemen.
De volgorde is geen wet. Heb je vooral last van fouten in het magazijn, dan kan scannen eerst. Maar begin bij de stroom die het vaakst voorkomt, en niet bij het probleem dat het hardst schreeuwt.
Wat het oplevert
Minder overtypen, dus minder fouten. Een voorraad waar je op kunt bouwen. Orders die niet meer kwijtraken tussen mail en ERP. En werk dat niet meer afhangt van die ene collega. Hoeveel het precies scheelt, verschilt per bedrijf. Meet daarom vóór je begint hoe lang een order nu onderweg is en hoe vaak de voorraad niet klopt, zodat je het na een paar maanden kunt vergelijken.
Waarom BizBloqs zo werkt
BizBloqs is gebouwd voor deze manier van werken. Het systeem wordt ingericht op je bestaande processen, niet op maat geprogrammeerd. Je begint met de stap die het meeste oplevert en breidt uit als die staat. Zo zie je resultaat voordat je de volgende investering doet.
Twee vragen over je eigen bedrijf
Wie in je bedrijf typt vandaag iets over uit het ene systeem in het andere? Schrijf het op, met hoe vaak per dag.
Als die persoon morgen twee weken weg is: welk werk blijft er dan liggen?
Wil je samen kijken waar je eerste stap zit? Plan een gesprek. We tekenen je huidige stroom en zeggen eerlijk waar het meeste te halen valt.
