In Nederland en België valt het hoogseizoen in een paar weken. Black Friday en Cyber Monday eind november, Sinterklaas op 5 december, kerst aan het eind van de maand, en in januari de retouren. Voor webwinkels en retailers is dat de tijd waarin de omzet wordt gemaakt. En de tijd waarin een slecht voorbereid magazijn klanten kost: lege voorraad, te late pakketten, en reviews die je de rest van het jaar achtervolgen.
Dit artikel is voor mkb-bedrijven met een eigen magazijn waar Q4 duidelijk de drukste periode is. Heb je je logistiek volledig uitbesteed, dan ligt het meeste werk bij je fulfilmentpartner. Spreek dan wel met hem af wat je van hem verwacht.
Veeg zijwaarts om de hele afbeelding te zien.
Waar de druk zit
In Q4 stijgt het aantal orders sterk door de feestdagen en de jaarafsluiting. Dat raakt vier dingen tegelijk:
- hoe goed je de vraag voorspelt
- of je de juiste voorraad hebt
- of je genoeg mensen hebt, en of die weten wat ze doen
- of je vervoerders het bijhouden
Voorspel de vraag
Begin met je eigen cijfers van Q4 vorig jaar, per week en per artikel. Leg daar overheen wat er veranderd is: nieuwe kanalen, een grotere actie op Black Friday, meer verkoop via bol.com, een andere prijs. Kijk ook naar de markt. Als consumenten voorzichtiger worden, of juist eerder gaan shoppen, schuift je piek mee.
Doe dit in september. Dan kun je nog bestellen met de levertijden van je leveranciers, zeker als die in Azië zitten.
Zorg voor de juiste voorraad
Genoeg om de vraag te halen, niet zoveel dat je in februari nog met dozen zit. Een WMS laat realtime zien wat er ligt, welke artikelen hard gaan en wanneer je moet aanvullen. Een systeem voor orderverwerking zorgt dat de voorraad over al je kanalen gelijk loopt, zodat een artikel dat net in de webshop is verkocht niet ook nog op bol.com wordt aangeboden.
Meer over de voorraadkant lees je in voorraadbeheer in het piekseizoen.
Ruimte en mensen
Meer orders betekent meer ruimte en meer handen. Reken eerst uit wat je nodig hebt: met opslagruimte berekenen en personeelsplanning magazijn.
Is je eigen ruimte te klein, dan kan een logistiek dienstverlener tijdelijk opslag bieden, zonder dat je je voor jaren vastlegt. Voor mensen werk je vaak met uitzendkrachten. Regel die op tijd, want in november zoekt iedereen ze. Leer je vaste mensen een tweede taak, zodat ze kunnen inspringen waar het vastloopt.
Uitzendkrachten zijn pas productief als ze niet eerst het magazijn hoeven te leren kennen. Een scanner die stap voor stap zegt welke locatie, welk artikel en hoeveel, maakt dat verschil. Laat je vaste mensen de lastige orders doen en de nieuwe mensen de eenvoudige.
Verzenden zonder vast te lopen
In de piek lopen ook PostNL, DHL en DPD vol. Pakketten blijven langer onderweg, en de laatste ophaaltijd van je vervoerder, de cut-off tijd, wordt het moment waar je hele dag om draait.
- Spreid je zendingen over meer dan één vervoerder.
- Maak vooraf afspraken over extra ophaalmomenten.
- Zorg dat klanten hun track-and-trace automatisch krijgen, zodat je klantenservice niet overspoeld wordt met "waar blijft mijn pakket?".
Met verzendsoftware als Sendcloud of nShift kies je per zending de vervoerder en schuif je als er een volloopt. BizBloqs koppelt met beide. Zie de integraties.
Systemen die het werk overnemen
Een WMS, orderverwerking en koppelingen met je vervoerders en transportplanners nemen samen het herhalende werk over. Je ziet de hele keten, van order tot levering, en er hoeft minder met de hand te gebeuren. Juist in de weken waarin iedereen moe is en de fouten erin sluipen, telt dat dubbel.
Een plan B
Ook met de beste voorbereiding gaat er iets mis. Een leverancier levert niet, een vervoerder valt uit, een scanner gaat stuk. Zorg dat je weet wat je dan doet: welke tweede leverancier je belt, welke vervoerder het overneemt, en wie de klanten informeert. Schrijf het op voordat de drukte begint, niet tijdens.
Wil je meer over de dagelijkse aanpak in de drukte, lees dan ook piekdrukte in je webshop en wat seizoensinvloeden met je hele keten doen.
Twee vragen over je eigen hoogseizoen
Wat ging er vorig jaar in de week van Black Friday als eerste mis, en wat heb je sindsdien veranderd?
Hoe lang duurt het voordat een uitzendkracht bij jou zelfstandig een order kan picken?
Wil je zien hoe je magazijn het hoogseizoen aankan zonder extra chaos? Plan een demo, of bel ons op +31 (0)85 065 47 10.
