Willem ten Asbroek, CEO von BizBloqs · 1. August 2026
Fragen Sie fünf Anbieter, was ihr System kostet, bekommen Sie fünf Antworten, die sich nicht vergleichen lassen. Einer rechnet pro Benutzer, einer pro Auftragszeile, einer pro Lager, einer packt die Einführung mit hinein, und einer nennt gar keine Preise. Dieser Beitrag zerlegt die Total Cost of Ownership in die Teile, die tatsächlich auf Ihren Rechnungen stehen. So können Sie einen Business Case erstellen, der auch vor Ihrem Finanzchef besteht.
Die vier Kostenblöcke
Ein Lagerverwaltungssystem kostet in vier Blöcken. Wer nur auf den ersten schaut, wird später überrascht. Einen Überblick über die Kosten im Einzelnen gibt die Seite zu den Lagerverwaltungssystem Kosten.
1. Abo oder Lizenz
Die laufende Gebühr für die Plattform. Systeme in der Cloud werden meist pro Benutzer, pro Lager, nach Auftragsmenge oder in einer Mischung davon abgerechnet. Was das Abo für KMU und den Mittelstand kostet, lesen Sie auf der oben verlinkten Seite zu den Lagerverwaltungssystem Kosten. Kaufen Sie die Software statt sie zu mieten, heißen diese Kosten Lizenzkosten.
2. Einführung
Prozessgestaltung, Einrichtung, Übernahme der Daten, Schnittstellen und Schulung. Das sind einmalige Kosten, und hier gehen die Angebote am weitesten auseinander. Eine Einrichtung, die von den Abläufen ausgeht, dauert Wochen. Ein großes Programm mit Beratern dauert Quartale. Wie eine Einführung eines Lagerverwaltungssystems abläuft, lesen Sie auf einer eigenen Seite.
3. Hardware
Scanner oder robuste MDE-Geräte, Etikettendrucker, WLAN-Zugangspunkte und manchmal fest montierte Terminals. Planen Sie die Geräte pro Mitarbeiter, der gleichzeitig arbeitet, nicht pro Mitarbeiter auf der Gehaltsliste.
4. Schnittstellen und Änderungen
Die Verbindungen zu ERP, Onlineshop, Marktplätzen, Versanddienstleistern und EDI-Partnern, dazu die laufenden Kosten, wenn sich Ihr Betrieb ändert und die Verbindungen angepasst werden müssen. Mehr dazu auf den Seiten zur ERP Anbindung und zur EDI Anbindung.
Preismodelle im Überblick
Die Preismodelle der Anbieter wirken auf den ersten Blick ähnlich. Über fünf Jahre machen sie einen großen Unterschied:
- Pro Benutzer: gut planbar und günstig für ein kleines, festes Team. Teuer in Spitzenzeiten, weil jede Aushilfe und alle Saisonkräfte einen eigenen Zugang brauchen.
- Pro Auftrag oder Auftragszeile: wächst mit dem Geschäft und fühlt sich fair an, solange Sie klein sind. Mit dem Wachstum steigt aber auch die Rechnung. Rechnen Sie dieses Modell mit dem Dreifachen Ihrer heutigen Menge durch, bevor Sie unterschreiben.
- Pro Standort: passt zu Netzwerken mit mehreren Lagern.
- Gestaffelte Pauschale: am leichtesten zu planen, aber meist mit einer Obergrenze, an die Sie irgendwann stoßen.
Total Cost of Ownership über fünf Jahre
Seitlich wischen, um die ganze Abbildung zu sehen.
Ein brauchbares Modell für die TCO hat sechs Teile:
- Abo oder Lizenz
- Einführung
- Hardware
- Schnittstellen
- Interne Zeit
- Änderungen
Die interne Zeit vergessen fast alle: die Stunden, die Ihre eigenen Mitarbeiter mit der Aufnahme der Abläufe, dem Bereinigen der Daten, dem Testen und der Schulung verbringen. Über fünf Jahre verteilt ist die Einführung ab dem zweiten Jahr meist nicht mehr der größte Posten. Danach bestimmen Abo und Änderungen die Kosten.
Was es kostet, kein System zu haben
Ein fairer Business Case stellt den Gesamtkosten gegenüber, was Sie heute schon bezahlen, ohne dass es auf einer Rechnung steht:
- Fehlpicks: Rücksendung, Ersatzware und doppelte Arbeit beim Kommissionieren und Verpacken. Wie Sie Kommissionierfehler vermeiden, lesen Sie in einem eigenen Leitfaden.
- Suchzeit: die Zeit, in der Mitarbeiter durch das Lager laufen, um Ware zu finden, die das System nicht verorten kann.
- Abschreibungen: Ware, die bei der Inventur abgelaufen, beschädigt oder verschwunden ist.
- Aushilfen in Spitzenzeiten: zusätzliches Personal, das nur nötig ist, weil die Abläufe ineffizient sind.
- Abhängigkeit von Schlüsselpersonen: Wissen, das nur in einzelnen Köpfen steckt und mit einer Kündigung oder Krankheit fehlt.
Wann sich das System rechnet
Für ein Lager im Mittelstand, das noch von Hand oder halb von Hand arbeitet, hängt die Amortisation vor allem an zwei Hebeln: der Leistung beim Kommissionieren und den Kosten von Fehlern. Je mehr Zeit Sie beim Kommissionieren zurückgewinnen und je mehr Fehler schon an der Quelle verschwinden, desto schneller deckt der Nutzen Abo und Einführung.
Schneller geht es meist bei vielen Artikeln, hohen Retourenquoten oder Pflichten rund um Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum, weil dort heute am meisten verloren geht. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie das im ROI-Rechner durch.
Was Angebote teurer macht
- Schnittstellen außerhalb des Standards, vor allem zu älteren ERP-Systemen, die im eigenen Haus laufen
- Mehrere Standorte oder Logistikdienstleister mit getrennter Abrechnung je Kunde; bei BizBloqs übernimmt das das 3PL-Modul
- Zusatzleistungen wie Kitting, Montage, Serialisierung, Zoll oder die Bewertung von Retouren
- Anbindung von Technik wie Fördertechnik, Sortern oder AutoStore; bei BizBloqs gehört das zur Stufe Enterprise
- Unsaubere Stammdaten: Falsche Maße, Gewichte, Barcodes und Lagerplätze sind der häufigste Grund, warum Projekte länger dauern als geplant. Gute Stammdatenpflege vor dem Start spart hier am meisten.
Angebotsvergleich: so vergleichen Sie fair
Legen Sie alle Anbieter in dieselbe Tabelle über fünf Jahre, mit denselben Annahmen zu Mengenwachstum, Benutzerzahl und Änderungswünschen. Lassen Sie sich von jedem ausdrücklich nennen, was nicht enthalten ist. Halten Sie Ihre Anforderungen vorher in einem Lastenheft Lagerverwaltungssystem fest, dann bekommen Sie Angebote, die sich wirklich vergleichen lassen.
Dann gewichten Sie das Ergebnis mit der Zeit bis zum Nutzen, auf Englisch Time to Value. Ein System, das nach acht Wochen läuft, verdient zwei bis drei Quartale früher Geld als eines, das erst im nächsten Jahr startet. Dieser Abstand ist meist mehr wert als der Unterschied bei den Lizenzkosten. Für die Vorstellung im eigenen Haus hilft die Business-Case-Vorlage.
Zwei Fragen zu Ihrem eigenen Business Case
- Wie viele Stunden Ihrer eigenen Mitarbeiter haben Sie für Datenbereinigung, Tests und Schulung eingeplant?
- Wie hoch wäre die Rechnung beim Preismodell pro Auftrag, wenn sich Ihre Menge verdreifacht?
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